Das Meldungssystem versendet E-Mails an Mitarbeiter. Dafür werden die vom Überbuchungsberechnungssystem berechneten Meldungsarten für einen bestimmten Zeitraum¹⁾ ausgelesen. Folgender Workflow wird dabei umgesetzt:

• Wurde die Meldungsart für den Arbeitstag bereits gemeldet, bzw. betrifft sie einen Tag, der mehr als sieben Tage in der Zukunft liegt, mehr als 3 Monate wenn sie nicht ohne geplante Termine vorhanden wäre, bzw. mehr als 6 Monate?
• Wenn ja, weiter,
• Wenn nein, als Meldung in die E-Mail mit rein.
• Wenn die E-Mail Meldungen enthält, wird die E-Mail versendet und die Kombination { Meldungsart | Arbeitstag } wird gespeichert, damit die Überbuchung kein zweites Mal gemeldet wird²⁾
• Zudem werden vorher gespeicherte { Meldungsart | Arbeitstag } Kombinationen überprüft. Ist die Überbuchung nicht mehr vorhanden, wird die Kombination gelöscht. Der Konflikt wurde aufgelöst. Es kann aber sein, dass es durch neue Termine zu einem neuen Konflikt kommt, der gemeldet werden muss.

Die E-Mail enhält:

• Alle noch nicht gemeldeten Meldungen in den nächsten 6 Monaten die durch feste Termine zustande kommen,
• Alle noch nicht gemeldeten Meldungen in den nächsten 3 Monaten, die durch feste und geplante Termine zustande kommen,
• Alle Meldungen, ob gemeldet oder nicht, die die nächsten 7 Tagen betreffen. Auch wenn diese bereits gemeldet wurden, sollte der Mitarbeiter nochmals an sie erinnert werden.